לעיתים מצטבר בעסק מלאי שלא נמכר מסיבות שונות ויש להשמידו, הסיבה עשויה להיות עקב בלאי, השחתה, התיישנות וכו' …

 להלן מפורטים הכללים שלפיהם יש לפעול בעת השמדת מלאי –

יש להודיע בכתב 30 יום מראש לפקיד השומה על הכוונה להשמיד מלאי, כאשר בפנייה יצוינו –

1. הכתובת המדויקת שבה נמצא המלאי המיועד להשמדה.
2. המועד או המועדים המתוכננים להשמדת המלאי.
3. שווי המלאי בספרים המיועד להשמדה.

פקיד השומה יחליט, לפי העניין, האם להיות נוכח בזמן השמדת המלאי.

במקרים חריגים בהם לא ניתן להודיע 30 יום מראש כפי שנדרש יש לידע את פקיד השומה באופן מיידי ולתעד את המלאי המושמד.

בנוסף, בסמוך למועד השמדת המלאי, יש לערוך פרוטוקול הכולל שני חלקים –

1. מועד, האופן והסיבות להשמדת המלאי.
2. הפרטים המושמדים, לרבות שם הפריט והמספר הסידורי שלו כפי שהם מופיעים ברשימת המלאי, כך שניתן יהיה לזהות בהתאם למספר הסידורי את הפריט אשר נרשם בפרוטוקול ולהשוות אותו לרשימת המלאי.

במידה והשמדת מלאי לא תבוצע בהתאם להוראות לעיל, הפחתת שווי המלאי המושמד לא תוכר לצרכי מס.

במידה והשמדת המלאי נעשית מכוח חוקים או הוראות של גופים מפקחים ספציפיים, התיעוד הנדרש בהתאם לחוקים אלו יכול להחליף את עריכת הפרוטוקול כל עוד ניתן לזהות על ידי מספר סידורי את הפריט המושמד.

להלן מספר דוגמאות לחוקים ספציפיים שעשויים להחליף את החלק השני-

• חוק לטיפול סביבתי בציוד חשמלי ואלקטרוני ובסוללות, התשע"ב-2012.
• חוק הגנה על בריאות הציבור (מזון) התשע"ו-2015.
• חוק מועצת הצמחים (ייצור ושיווק) תשל"ג-1973.

הערות לעריכת הפרוטוקול –

• במידה והטובין המיועד להשמדה נרכש במהלך השנה ולאחר עריכת רשימת המלאי האחרונה, יש לציין זאת בפרוטוקול, בצירוף האסמכתאות של רכישת פריט זה.
• הנישום, או מי מטעמו, יחתמו על הפרוטוקול תוך ציון התאריך, שם החותם, תפקידו ומספר תעודת הזהות שלו.
• נישום המנהל מלאי במערכת ממוחשבת, בצורה חלקית או מלאה, יערוך את החלק השני לפרוטוקול ההשמדה בצורה ממוחשבת.
• פרוטוקול השמדת המלאי יישמר כחלק בלתי נפרד ממערכת החשבונות של הנישום לשנת המס במהלכה בוצעה השמדת המלאי.
• יישמרו כל המסמכים והתיעוד הנוגעים להשמדת המלאי שהתקבלו מגורמים חיצוניים אשר עוסקים בהשמדה או בפיקוח עליה.